Follow Up Managementletter Accountant | Najaarsrapportage 2021

8.1 Follow Up Managementletter Accountant

Over het jaar 2020 is er door accountant Deloitte een interim controle uitgevoerd. De bevindingen en
aanbevelingen van deze controle zijn verwerkt in de managementletter. Wij geven een update van de
stand van zaken met betrekking tot de opvolging van de aanbevelingen.

In onderstaande tabel staat de status per aanbeveling weergegeven:

Onderwerp bevinding	Aanbeveling	Status	Status per 1 september 2021
Inkoop en aanbesteden	Inrichten van een purchase to pay proces waarmee de nadruk komt te liggen op preventieve in plaats van detectieve controles.	Conform planning in ontwikkeling	Om tot eventuele inrichting van purchase to pay systeem te komen, wordt eerst een verkenning uitgevoerd naar de invoering van een verplichtingenadministratie. In 2021 is er een aanvang gemaakt om tot een analyse en een eventueel projectvoorstel te komen voor het CMT. Het nieuwe hoofd bedrijfsvoering a.i. neemt hierin het voortouw.
Inkoop en aanbestedings-beleid	Actualiseren inkoop- en aanbestedingsbeleid in lijn met de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen.	Conform planning in ontwikkeling	De actualisatie heeft de status definitief concept gekregen en afgestemd met de portefeuillehouder. In oktober wordt de geactualiseerde nota aangeboden aan college en Raad
Personeel en salarissen	Systeemtechnische functiescheiding tussen invoer en controle in te richten voor uitdienst- en overige mutaties.	Conform planning in ontwikkeling	- Processen Management Self Service (invoer nieuwe medewerker, wijziging conractvorm, uren, salaris, functie) geredigeerd en in systeem opgenomen (75% gereed). - Werkgroep HR/I&A aan de slag met digitale ondertekening van de MSS-processen zijn geborgd (50% gereed). - Doorontwikkeling Employee Self Service en overige HR-processen m.a.g. verdere standaardisering (doorlopend).
			Komende maanden stemmen we af met de accountant wanneer functiescheiding afdoende is georganiseerd. We ronden de processen MSS af en implementatie, inclusief management training. Ook ontwikkelen we digitalisering van ESS en overige administratieve processen door en operationaliseren we digitale ondertekening binnen de verschillende processen.
Frauderisico-analyse	Geen aanbeveling; accountant toetst in de jaarrekeningcontrole 2020 de werking van de nieuwe kadernota integraal risicomanagement en weerstandsvermogen 2020-2024.	Conform planning in ontwikkeling	De frauderisicoanalyse is onderdeel van de kadernota integraal risicomanagement en weerstandsvermogen 2020-2024. Dit beleidsstuk is op 17 november 2020 in de raad vastgesteld en in Q1 2021 is de risicoanalyse vernieuwd op basis van de nieuwe uitgangspunten. In deze analyse zijn ook fraudeaspecten aan bod gekomen en waar relevant als risico opgenomen. In 2021 en 2022 ontwikkelen we integraal risicomanagement verder door. We verrijken de analyse met het in beeld brengen van beheersmaatregelen en breiden de risicoanalyse verder uit.

In november 2021 zal Deloitte de interim controle over het jaar 2021 uit gaan voeren. Nadat de
managementletter van deze controle in begin 2022 definitief wordt gemaakt, zal dit rapport gedeeld
worden.